Envoyer les factures par email

Modifié le Mar, 3 Mars à 5:54 H

Gérer les factures

L'envoi par email est une alternative moderne à l'impression. Plugin.ch automatise complètement ce processus avec des modèles professionnels. Ce tutoriel vous guide à travers la configuration et l'envoi de factures par email.

Envoyer les factures non encore envoyées

Vous avez créé des factures en format email et souhaitez les envoyer à vos membres. Voici la marche à suivre :

Accéder à la gestion des factures

Allez dans FACTURE / GERER LES FACTURES.

Vérifier les paramètres de modèle email

Avant d'envoyer, assurez-vous que le sujet de l'email est configuré dans PARAMETRE / GERER LA FACTURATION. Ce sujet apparaîtra dans les boîtes de réception de vos membres.

Identifier les factures email

Les factures en format email sont identifiées par une icône enveloppe dans la colonne de statut.

Sélectionner le groupe contenant les factures email

Ouvrez le groupe qui contient les factures à envoyer.

Cliquer sur "Envoyer les factures par Email non envoyées"

Cette action lance l'envoi de toutes les factures email qui n'ont pas encore été expédiées. Le système affichera un message de confirmation ou d'erreur selon le statut de la connexion SMTP.

Résoudre les problèmes de connexion SMTP

Si l'envoi échoue avec une erreur SMTP, voici comment diagnostiquer et corriger le problème :

Accéder à la configuration email

Allez dans PARAMETRE / GERER L'ENVOI D'EMAIL.

Tester avec le serveur SMTP recommandé

Si vous êtes abonné Bluewin, essayez smtpauth.bluewin.ch. Vérifiez que votre nom d'utilisateur et mot de passe SMTP sont corrects. Si l'erreur persiste, contactez votre fournisseur d'email ou le support Plugin.ch.

? Conseil : Les erreurs SMTP courantes incluent : serveur incorrect, port mauvais, identifiants erronés, ou authentification désactivée. Vérifiez d'abord ces quatre points avant de contacter le support.

Si un membre n'a pas reçu la facture

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu'un email ne soit pas reçu. Voici comment enquêter et corriger :

Vérifier l'adresse email

Allez dans la fiche du membre et vérifiez que l'adresse email est correcte. Les typos sont la cause principale des emails non reçus.

Corriger via "Modifier la facture"

Ouvrez la facture en édition, corrigez l'adresse email si nécessaire.

Renvoyer la facture

Une fois l'adresse corrigée, vous pouvez relancer l'envoi de la facture. Retournez à la liste des factures et utilisez "Envoyer les factures par Email non envoyées" ou changez le statut de la facture pour marquer le nouvel envoi.

? Conseil : Vérifiez aussi le dossier des spams du membre. Les factures peuvent être filtrées par erreur s'il y a un problème de DKIM/SPF du serveur d'envoi.

? Bonnes pratiques :

Testez l'envoi d'un email de test avant de lancer un envoi en masse
Vérifiez que le sujet du modèle email est professionnel et clair
Gardez une trace de qui a reçu la facture via le statut "email envoyé"
Les relances par email fonctionnent selon les mêmes principes

Tutoriel Plugin.ch — Gérer les factures