Gérer les factures
La création de factures est une étape clé de votre gestion administrative. Ce tutoriel vous guide à travers tous les paramètres et options disponibles pour générer vos factures efficacement et les adapter à votre contexte.
Si vous lancez "Créer des factures" une deuxième fois avec les mêmes paramètres, un NOUVEAU groupe de factures sera créé en duplicate. Pour ajouter des factures à un groupe existant, utilisez plutôt "Actualiser les factures" au sein de ce groupe.
Mettre à jour les abonnements par âge
Assurez-vous que tous les abonnements basés sur l'âge sont à jour avant la création. Les données de facturation en dépendent directement.
Intégrer les locations d'objets (si applicable)
Si vous louez des équipements, envoyez-les d'abord via FACTURE / LOCATION D'OBJETS avant de créer les factures principales.
Le formulaire de création est votre interface principale. Voici chaque champ expliqué :
Nom du groupe de factures
Identifiez votre groupe de manière explicite (ex. : "Licences 2024", "Abonnements Été 2024", "Stages Juniors"). Ce nom vous aide à organiser et retrouver vos factures.
Email de réponse
Saisissez l'adresse email qui apparaîtra comme contact sur la facture. Les paiements et questions trouveront cette adresse.
Saison
Choisissez la saison concernée. Ce paramètre filtre les articles et membres utilisés dans la facturation.
Types d'abonnements
Cochez les types d'abonnements à inclure dans cette facturation. Vous pouvez choisir plusieurs options (membership classique, jeunes, familles, etc.).
Si votre club loue des casiers, raquettes ou autres équipements, traitez ces articles avant la facturation principale.
Accéder à la gestion des locations
Allez dans FACTURE / LOCATION D'OBJETS.
Envoyer les locations à la facturation
Le système vous guide pour transférer les objets loués vers le module de facturation.
Lors de votre premier lancement, vous créez à la fois le groupe et les factures associées. Voici la procédure complète :
Cliquer sur "Créer"
Saisir le nom du groupe
Entrez un nom descriptif pour votre groupe (ex. : "Licences 2024").
Configurer l'email de réponse
Sélectionner la saison
Ajouter des articles (ex. : location armoire)
Si vous facturez aussi des locations, ajoutez l'article correspondant.
Option groupage familial
Cochez cette option si vous souhaitez regrouper les membres d'une même famille sur une seule facture.
BVR (bulletin de versement à déduire) sur première page
Activez cette option si vous souhaitez que le bulletin de versement apparaisse sur la première page de la facture.
Permettre la modification avant impression
Activez cette option pour pouvoir ajuster chaque facture avant de l'imprimer (ajout de rabais, montants spéciaux, etc.).
Délai de paiement (en jours)
Définissez le nombre de jours accordés au paiement avant qu'une relance ne soit générée.
Sélectionner les modèles de factures
Choisissez les templates à utiliser :
- Facture papier : pour imprimer
- Facture email : pour envoyer par email
- Relance papier : rappel papier
- Relance email : rappel email
Prochain numéro de facture
Indiquez le numéro à partir duquel commencer la numérotation des factures.
Lancer la création
Cliquez sur "Créer les factures" pour générer votre groupe et les factures associées.
Après la création initiale, vous pouvez ajouter de nouvelles factures au même groupe pour les nouveaux membres ou les changements d'abonnement.
Accéder à la gestion des factures
Sélectionner le groupe à actualiser
Cliquer sur "Actualiser les factures"
Cette action met à jour les factures existantes et en crée de nouvelles pour les nouveaux membres détectés.
Vous pouvez créer un groupe dédié pour des articles comme les licences de jeu. Voici la procédure :
Vérifier l'association membre-article
Avant la création, assurez-vous que les articles (licences) sont liés aux membres concernés. Allez dans FACTURE / LIER UN ARTICLE.
Créer un groupe "Licences"
Allez dans FACTURE / GERER LES FACTURES et cliquez sur Créer.
Remplir le formulaire
Entrez le nom du groupe, l'email, la saison, et sélectionnez uniquement l'article de licence à facturer.
Résultat : groupe créé avec factures
Afficher et vérifier une facture
Cliquez sur le crayon pour éditer, puis "Afficher la facture" en bas pour voir le résultat final.
Tutoriel Plugin.ch — Gérer les factures
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