Gérer les factures
Bienvenue dans le module de gestion des factures de Plugin.ch ! Ce chapitre vous guide à travers les concepts fondamentaux de la facturation. Vous apprendrez à créer, imprimer, envoyer par email et gérer vos factures, y compris les rappels de paiement. Les factures Plugin.ch intègrent les normes ISO 20022 avec codes QR, en vigueur depuis mi-2020.
Regrouper les factures par thème
Organisez vos factures en groupes logiques pour faciliter la gestion : Licences 2024, Abonnements estivaux, Cours collectifs, Stages juniors, etc. Cette structuration clarifie le suivi et les relances.
Vérifier les associations membres-articles
Avant de générer les factures de licences en début de saison, assurez-vous que tous les membres pertinents sont correctement liés aux articles de licence correspondants.
Facturer plusieurs articles
Une même facture peut inclure plusieurs articles. Vous pouvez combiner licences, abonnements et prestations diverses sur un seul document de facturation.
Modifier avant impression
Si paramétré, vous pouvez ajuster une facture après sa création mais avant impression. Idéal pour corriger des montants, ajouter des rabais ou des frais supplémentaires.
Facturer les familles ensemble
Vous pouvez regrouper les membres d'une même famille sur une seule facture. Attention : le traitement des paiements devient plus complexe si vous adoptez cette approche.
Ajouter des rabais et frais
Utilisez des articles de type rabais (montants négatifs) ou frais supplémentaires pour ajuster précisément le montant facturé à chaque membre.
Changer le type de facture
Une facture papier peut être convertie en facture email, et vice-versa. Cette flexibilité vous permet d'adapter votre mode de communication selon vos besoins.
Chaque ligne de facturation dans le système affiche plusieurs colonnes d'information. Voici ce que signifie chaque élément :
Colonne 1 : Case à cocher
Permet de sélectionner une ou plusieurs factures pour effectuer des actions groupées (impression, suppression, etc.).
Colonne 2 : Icône d'archivage
Si une facture est archivée, une icône s'affiche dans cette colonne. Les factures archivées restent accessibles mais ne s'affichent pas par défaut.
Colonne 9 : Type de facture
Indique la nature du document :
- 0 = Facture originale
- 1 = 1ère relance
- 2 = 2e relance (et suivantes)
Colonne 10 : Nombre d'impressions
Affiche combien de fois la facture a été imprimée. Utile pour tracker les doubles et les erreurs d'impression.
Colonne 11 : Icônes de statut
Le cœur du système : ces icônes visuelles vous indiquent l'état exact de chaque facture :
Factures papier :
PDF papier non encore imprimé
Facture papier imprimée
Relance papier créée
Relance papier imprimée
Factures email :
Facture email créée
Facture email envoyée
Relance email créée
Relance email envoyée
Colonnes 12-13 : Actions
Deux icônes vous permettent d'intervenir directement :
- Icône crayon (Colonne 12) = Éditer la facture
- Icône poubelle (Colonne 13) = Supprimer la facture
Les icônes de statut sont votre outil principal de pilotage. À un coup d'œil, vous savez si une facture a été imprimée, envoyée, ou si une relance est en cours. Cette transparence facilite le suivi des impayés.
Tutoriel Plugin.ch — Gérer les factures
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