Gérer les rappels de paiement

Modifié le Mar, 3 Mars à 5:54 H

Gérer les factures

Les rappels (ou relances) sont essentiels pour recouvrer les impayés. Plugin.ch automatise ce processus : créez des rappels basés sur le délai de paiement, imprimez ou envoyez par email, et gérez les frais de rappel. Ce tutoriel vous guide à travers chaque étape.

Configurer les délais de rappel

Avant de créer les rappels, définissez quand ils doivent être générés automatiquement. C'est une configuration globale qui s'applique à tous vos groupes.

Accéder aux paramètres de facturation

Allez dans PARAMETRE / GERER LA FACTURATION.

? Exemple : Vous pouvez configurer : 1ère relance après 30 jours de non-paiement, 2e relance après 60 jours, et 3e relance après 90 jours. Le système calcule automatiquement ces dates basées sur la date de la facture originale.

Créer les rappels pour un groupe

Une fois configurés, vous créez les rappels groupe par groupe selon les critères que vous avez définis.

Accéder à la gestion des factures

Allez dans FACTURE / GERER LES FACTURES.

Sélectionner le groupe

Cliquer sur "Créer les rappels"

Cette action génère les rappels selon vos paramètres. Le système détecte automatiquement les factures éligibles et crée les relances correspondantes (1ère, 2e, 3e...).

Visualiser et modifier les rappels

Les rappels créés apparaissent dans votre liste de factures. Vous pouvez les consulter, les modifier, et ajouter des frais si nécessaire.

Visualiser une relance dans la liste

Les rappels s'affichent avec un type différent (1 ou 2 en colonne 9). Cliquez sur l'icône de statut pour voir les détails de la relance.

Ajouter des frais de rappel

Cliquez sur le crayon pour éditer la relance. Vous pouvez ajouter un article "Frais de rappel" pour facturer des frais supplémentaires au client.

Rafraîchir après modification

N'oubliez pas de rafraîchir la page pour que les modifications s'affichent correctement.

? À venir : Plugin.ch travaille sur une fonction d'ajout automatique de frais de rappel. Pour le moment, cette opération se fait manuellement pour chaque relance.

Imprimer les rappels impayés

Vous avez créé des rappels et vous souhaitez les imprimer pour les envoyer par courrier. Voici comment procéder :

Accéder à la gestion des factures

Sélectionner le groupe

Cliquer sur "Imprimer les rappels non payés"

Un PDF est généré avec tous les rappels impayés. Vous pouvez l'imprimer directement ou le télécharger pour archivage.

Consulter le PDF généré

Envoyer les rappels par email

Si vous avez créé des rappels en format email, vous pouvez les envoyer directement depuis Plugin.ch. C'est plus rapide que l'impression et écologique !

Même procédure que pour les factures

Allez dans FACTURE / GERER LES FACTURES, sélectionnez le groupe, et cliquez sur "Envoyer les rappels par E-mail non payés".

? Stratégie de recouvrement :

Combinez plusieurs canaux : 1ère relance par email (rapide), 2e relance par courrier (plus officiel), 3e relance avec frais (incitation au paiement). Cette approche progressive améliore significativement le taux de recouvrement.

Tutoriel Plugin.ch — Gérer les factures