Gérer les paiements non identifiés et anomalies
Catégorie : Traiter les acomptes
Après chaque traitement d'un fichier bancaire, Plugin.ch crée automatiquement des lignes d'acomptes pour tous les paiements non identifiés ou anomalies détectées. Ces paiements particuliers nécessitent une intervention manuelle pour être traités correctement.
Pour accéder à la liste des acomptes, rendez-vous dans le menu FACTURE / LISTE DES ACOMPTES. Une vérification importante : après chaque opération, la liste des acomptes doit afficher un total de 0 CHF, ce qui signifie que tous les paiements ont été correctement traités.
Accès à la liste des acomptes
Voici comment accéder et consulter votre liste des acomptes :
Étape 1 : Accédez au menu FACTURE dans la navigation principale
Étape 2 : Sélectionnez "LISTE DES ACOMPTES" pour afficher tous les paiements à traiter
? Conseil : Vérifiez régulièrement votre liste des acomptes après chaque traitement de fichier bancaire. Un total de 0 CHF signifie que tous les paiements ont été correctement identifiés et traités.
Un membre effectue deux paiements successifs en utilisant le même numéro BVR, par exemple : d'abord 100 CHF, puis 417 CHF pour la même facture. Plugin.ch détecte cette anomalie et les acomptes devront être traités.
Situation détectée
Dans la liste des paiements : Vous verrez deux entrées successives pour le même BVR avec des montants différents (100 CHF et 417 CHF).
Les deux paiements apparaissent dans la liste des paiements bancaires.
Dans la liste des acomptes : Un montant apparaîtra à traiter (le paiement surnuméraire).
Traitement de l'anomalie
Étape 1 : Cliquez sur l'icône en forme de crayon (pencil) pour voir les détails de l'acompte.
Étape 2 : Utilisez le bouton "Retourner le paiement" pour initialisé un remboursement du paiement surnuméraire.
Une fenêtre s'affiche alors avec les informations suivantes à remplir :
- Date du remboursement : Entrez la date à laquelle le remboursement doit être effectué
- Montant à rembourser : Confirmez le montant du paiement surnuméraire
- Mode de remboursement : Sélectionnez la méthode parmi les 4 options disponibles
Les 4 modes de remboursement disponibles :
Retour en compte
Virement sur le compte bancaire du membre
Remboursement espèces
Paiement en espèces au compteur
Carte de crédit
Remboursement sur la carte de crédit utilisée
Portefeuille numérique
Via Twint, Apple Pay, ou autre portefeuille
Étape 3 : Une fois tous les détails remplis, cliquez sur le bouton "Retourner le paiement" pour confirmer l'opération.
Résultat final
Après le traitement, l'acompte disparaît de la liste et la facture est mise à jour avec les informations de remboursement.
Un membre paye correctement une facture (par exemple une licence à 70 CHF), puis utilise le même BVR pour régler une autre facture (par exemple une cotisation à 717 CHF). Plugin.ch détecte que le second paiement n'est pas rattaché à la bonne facture.
Traitement du paiement correct
Étape 1 : Commencez par traiter le premier paiement correct (licence 160055 pour 70 CHF).
Traitement du paiement sur mauvaise facture
Étape 2 : Maintenant, traitez le second paiement qui a été apposé sur la mauvaise facture (160058 cotisations pour 717 CHF).
Transfert du paiement vers la bonne facture
Étape 3 : Consultez la liste des acomptes. Vous verrez apparaître les 717 CHF du paiement qui doit être transféré à la bonne facture.
Étape 4 : Cliquez sur l'icône du crayon pour ouvrir les détails de l'acompte. Vous verrez une zone appelée "Transfert" qui permet de rediriger ce paiement vers la bonne facture.
Étape 5 : Sélectionnez la facture de destination (dans cet exemple : "Cotisations 2021" - facture 160058).
Étape 6 : Cliquez sur "Transférer le paiement" pour confirmer l'opération.
Résultat final
Le paiement est maintenant rattaché à la bonne facture. Les deux factures sont mises à jour correctement.
Un membre paie partiellement une facture. Par exemple, une facture de 417 CHF mais il ne paie que 399 CHF, laissant 18 CHF impayés. Cette situation est identifiée par Plugin.ch et doit être traitée avec attention.
Situation détectée
Facture concernée : Facture 160046 montant : 417 CHF
Paiement reçu : 399 CHF, surligné en ORANGE dans la liste des paiements.
Récapitulatif du paiement partiel :
• Montant total dû : 417 CHF
• Montant payé : 399 CHF
• Montant restant dû : 18 CHF
Actions recommandées
Étape 1 : Consultez le statut de la facture en cliquant sur l'icône du statut pour voir le rappel modifié.
Étape 2 : Important : réimprimez ou renvoyez la facture au membre avec le nouveau montant à régler (18 CHF restants).
Note : Les factures associées sont également mises à jour automatiquement.
⚠️ Attention : Assurez-vous que la facture n'est pas encore fermée (pas de date de paiement) avant d'effectuer ces modifications. Un paiement partiel n'une facture reste ouverte jusqu'à réception du solde.
Un membre paie plus que ce qui est dû. Par exemple, une facture de 40 CHF est payée 100 CHF, créant une avance de 60 CHF qui devra être remboursée ou imputable ultérieurement.
Situation détectée
La facture à payer :
Le paiement reçu : 100 CHF (surpaiement de 60 CHF)
L'acompte généré : 60 CHF de surpaiement à traiter
Traitement du surpaiement
Vous avez deux options pour traiter ce surpaiement :
Option 1 : Rembourser le surpaiement
Utilisez la fonction "Retourner le paiement" (comme dans le Cas 1) pour rembourser les 60 CHF en utilisant l'un des 4 modes de remboursement disponibles (compte, espèces, carte, portefeuille numérique).
Résultat après remboursement :
Parfois, un même fichier bancaire peut contenir plusieurs paiements provenant du même membre : un paiement correct pour une facture et un paiement avec montant modifié pour une autre, plus éventuellement un paiement pour un autre membre. Plugin.ch détecte ces anomalies multiples dans une seule séquence.
Situation détectée
Contenu du fichier XML : Plusieurs paiements détectés provenant du même fichier bancaire
Traitement des multiples anomalies
Processus : Traitez d'abord le surpaiement en le transférant vers la bonne facture, puis traitez le second paiement manuellement en utilisant les techniques décrites dans les cas précédents (Cas 2 pour le transfert, Cas 4 pour les surpaiements).
? Conseil : Lorsque vous avez plusieurs anomalies dans un même fichier, traitez-les systématiquement une par une en commençant par les transferts, puis les remboursements.
Certains membres paient intentionnellement plus que le montant dû, volontairement ou pour faire une donation au club. Au lieu de rembourser ces fonds, vous pouvez les imputer à une article "Don" spécifique pour conserver une trace transparente de la contribution du membre.
Détection du surpaiement intentionnel
Situation : Un membre a payé intentionnellement plus que le montant requis (donation).
Imputation du surpaiement à l'article "Don"
Étape 1 : Accédez à la facture et cliquez sur "Ajouter un article" pour ajouter une ligne de donation.
Étape 2 : Sélectionnez "Donation" dans le groupe d'articles, puis cliquez sur "Modifier la facture" pour appliquer les changements.
Résultat final
La facture est mise à jour avec la ligne de donation. Le surpaiement est maintenant formellement imputé et enregistré dans les livres du club.
? Conseil : Cette approche maintient une traçabilité complète des donations tout en simplifiant la gestion des surpaiements. C'est l'idéal pour les clubs qui souhaitent remercier officiellement les membres généreux.
Un membre change son type d'abonnement (par exemple, passage d'une cotisation complète à une cotisation passive) et ajuste lui-même le montant de son paiement en conséquence. Plugin.ch détecte cette modification et la facture doit être réajustée en fonction du nouvel abonnement.
Situation détectée
Scénario : Un membre avait une cotisation complète (717 CHF cotisation + 70 CHF licence = 787 CHF total) mais change pour une cotisation passive (50 CHF). Il ajuste lui-même son paiement et paie seulement le nouveau montant.
Ancien paiement attendu : 787 CHF
Paiement reçu (ajusté par le membre) : 50 CHF (pour la nouvelle cotisation passive)
Anomalie : Un paiement apparaît en ORANGE dans la liste des acomptes car le montant ne correspond pas à l'attente.
Traitement du changement d'abonnement
Étape 1 : Cliquez sur l'icône du crayon pour voir les détails de l'acompte et modifier la facture.
Étape 2 : Supprimez l'article "Armoires vestiaire" qui n'est plus pertinent avec la nouvelle cotisation passive.
⚠️ Attention importante : N'oubliez pas d'annuler également la location d'armoire vestiaire dans les gérer les services spécifiques du membre !
Étape 3 : Accédez au menu MEMBRE / GÉRER LES ABONNEMENTS pour modifier le type d'abonnement du membre.
Étape 4 : Après avoir modifié l'abonnement, retournez à la facture et cliquez sur "Actualiser" pour mettre à jour les montants.
? Conseil : La synchronisation de l'abonnement du membre avec la facture est essentielle pour éviter les incohérences. Toujours actualiser après les modifications.
Checklist de traitement des acomptes
☐ Vérifier régulièrement la liste des acomptes (FACTURE / LISTE DES ACOMPTES)
☐ Classer chaque anomalie selon l'un des 7 cas décrit
☐ Appliquer le traitement approprié (remboursement, transfert, actualisation)
☐ Documenter les actions prises dans les notes de facture si nécessaire
☐ Relancer le membre si un solde reste dû ou si un remboursement est en attente
☐ Vérifier que la liste des acomptes affiche un total de 0 CHF
☐ Conserver les traces des transferts et remboursements dans les archives
Résumé des 7 cas de traitement
| Cas | Situation | Action |
|---|---|---|
| 1 | Double paiement, même BVR | Retourner le paiement surnuméraire |
| 2 | Mauvais BVR pour une facture | Transférer le paiement à la bonne facture |
| 3 | Paiement inférieur à la facture | Relancer pour le solde dû, réimprimer facture |
| 4 | Surpaiement accidentel | Rembourser le surplus |
| 5 | Double paiement même fichier | Transférer puis rembourser les anomalies |
| 6 | Surpaiement intentionnel (donation) | Ajouter article "Don" à la facture |
| 7 | Changement d'abonnement | Modifier abonnement, actualiser facture |
? Conseil : Le suivi régulier des acomptes garantit une comptabilité propre et des relations de confiance avec vos membres. Traitez-les dès leur apparition !
Tutoriel Plugin.ch — Traiter les acomptes
Un guide complet pour gérer les paiements anomalies et les acomptes dans votre système de gestion de club.
Pour plus d'aide, consultez la documentation officielle ou contactez le support Plugin.ch.
Cet article a-t-il été utile ?
C'est super !
Merci pour votre commentaire
Désolé ! Nous n'avons pas pu vous être utile
Merci pour votre commentaire
Commentaires envoyés
Nous apprécions vos efforts et nous allons corriger l'article