Catégorie : Traiter les paiements
Plugin.ch permet d'importer et de traiter automatiquement les fichiers de paiement reçus de votre banque. Deux formats sont supportés : les fichiers V11 (format hérité, dépréciés depuis fin 2021) et les fichiers XML au format ISO 20022 camt054 (format moderne). Ce tutoriel vous guide à travers la structure de ces fichiers et leur importation dans le système.
Le numéro de référence utilisé pour les paiements bancaires est un élément clé qui permet à Plugin.ch d'identifier avec certitude quelle facture est payée. Ce numéro contient 27 caractères structurés comme suit :
| Composant | Longueur | Description |
|---|---|---|
| Numéro d'abonné | 9 caractères | Identifiant unique du club/organisation |
| Réserve | 2 caractères | Espace réservé, généralement composé de zéros |
| Numéro de membre | 8 caractères | Identifiant du membre qui a reçu la facture |
| Numéro de facture | 7 caractères | Numéro unique de la facture dans Plugin.ch |
| Caractère de contrôle | 1 caractère | Checksum pour validation du numéro |
? Conseil
Le numéro de référence permet à Plugin.ch de faire correspondre automatiquement les paiements reçus à la bonne facture. Cela élimine les erreurs manuelles et accélère considérablement le processus de rapprochement.
Le format V11 a été largement utilisé pour l'échange de données bancaires. Chaque ligne de paiement contenait exactement 100 caractères, et une ligne de contrôle de 87 caractères accompagnait chaque fichier.
⚠️ Attention
Les fichiers V11 ne sont plus acceptés depuis la fin de l'année 2021. Si vous disposez encore de fichiers dans ce format, veuillez demander à votre banque un export au format XML (ISO 20022 camt054).
Outils recommandés pour consulter les fichiers XML
Pour examiner le contenu détaillé des fichiers XML, nous recommandons d'utiliser des éditeurs spécialisés qui facilitent la navigation dans la hiérarchie XML :
Notepad++ avec coloration syntaxique XML
XML Notepad avec vue en arborescence
Structure générale du document
Un fichier XML camt054 commence par une déclaration et une racine « Document » qui encapsule l'ensemble des données bancaires :
Groupe d'en-tête (GrpHdr)
La section GrpHdr contient les métadonnées du message, notamment l'identifiant unique du fichier (MsgId) et la date/heure de création (CreDtTm) :
Groupe de notification (Ntfctn)
La section Ntfctn regroupe les informations de compte et les transactions bancaires. Elle contient les détails des comptes et des mouvements :
Détails des entrées (Entry)
Chaque entrée contient l'IBAN du compte, le montant total et le type de transaction (généralement CRDT pour crédit) :
Nombre de transactions
Plugin.ch vérifie le nombre de transactions indiqué pour s'assurer que toutes les transactions ont été importées correctement :
Détails de chaque transaction
Chaque transaction inclut le montant, les informations du débiteur (qui paie) et de la banque du débiteur :
Étape 1 : Accédez à la gestion des paiements
Depuis le menu, allez dans FACTURE puis GÉRER LES FACTURES. Cliquez ensuite sur l'onglet ou le bouton « Paiement ».
Étape 2 : Sélectionnez le fichier
Cliquez sur le bouton « Choisir un fichier » pour parcourir votre ordinateur et sélectionner le fichier XML reçu de votre banque.
Étape 3 : Confirmez la sélection
Une fois le fichier choisi, il s'affiche dans l'interface. Vérifiez que c'est le bon fichier.
Étape 4 : Validez les paiements
Cliquez sur le bouton « Valider les paiements » pour lancer l'importation. Plugin.ch traitera tous les paiements du fichier et les associera automatiquement aux factures correspondantes.
Étape 5 : Consultez le rapport PDF
Un rapport détaillé en format PDF est généré. Il liste tous les paiements traités, les montants, les dates et le statut de chaque transaction. Conservez ce rapport à titre de preuve.
Étape 6 : Archivez le fichier
Une fois traité avec succès, déplacez le fichier XML vers un dossier « Fichiers traités » dans vos dossiers personnels. Cela évite les traitements accidentels en double et maintient votre organisation des fichiers.
Accès à l'historique des fichiers
Dans la zone « Revoir un fichier de paiement », vous pouvez consulter l'historique complet des fichiers bancaires déjà traités par Plugin.ch.
Sélectionnez un fichier dans la liste
Un menu déroulant ou une liste affiche tous les fichiers de paiement importés précédemment. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez revoir.
Consultez le détail du fichier
Cliquez sur le bouton « Revoir un fichier de paiement » pour afficher le rapport détaillé avec tous les paiements inclus dans ce fichier.
Reconnaissance des paiements en double
Si vous importez accidentellement le même fichier bancaire deux fois, Plugin.ch détecte automatiquement cette situation. Les paiements du deuxième traitement s'affichent en BLEU dans le rapport.
Protection contre la double validation
Les paiements affichés en bleu ne sont pas traités par Plugin.ch. Seuls les paiements en noir (du premier traitement) sont pris en compte. Aucun double crédit n'est enregistré sur les factures.
⚠️ Attention : Paiements en double via E-Banking
Si un membre a involontairement effectué deux versements pour la même facture via son e-banking, le second paiement s'affichera en bleu dans Plugin.ch et ne sera pas pris en compte. Cependant, le montant aura bien été débité du compte du membre. Vérifiez votre compte bancaire pour identifier ces situations et contactez le membre pour un remboursement si nécessaire.
? Conseil
Après chaque importation de fichier bancaire, consultez le rapport PDF généré. Les paiements en bleu indiquent une anomalie. Notez ces références pour effectuer les vérifications nécessaires auprès de votre banque.
Tutoriel Plugin.ch — Traiter les paiements
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