Gestion Complète de la Location d'Objets

Modifié le  Mar, 3 Mars à 5:54 H

Gérer la location d'objets
Gestion Complète de la Location d'Objets

Apprenez à gérer l'inventaire des armoires et objets de location avec facturation annuelle

Ce tutoriel vous guide à travers toutes les étapes de gestion de la location d'objets (armoires, casiers, cabinets) au sein de votre club. Vous apprendrez à créer des listes d'inventaire, assigner des objets à des membres, et gérer la facturation annuelle.

1
Créer un article de facturation

Avant de gérer la location d'objets, vous devez d'abord créer l'article de facturation correspondant dans les paramètres du logiciel.

  1. Accédez à PARAMETRE dans le menu principal
  2. Sélectionnez GERER LA FACTURATION
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter un article
  4. Remplissez les champs :
    • Nom : par exemple « Location armoire »
    • Prix pour les juniors (optionnel)
    • Prix pour les adultes
  5. Enregistrez l'article

Conseil : Vous pouvez créer plusieurs articles avec des prix différents pour les juniors et les adultes. Cela permet une gestion flexible selon les tarifs de votre club.

2
Créer une liste d'objets (inventaire)

Créez une liste d'inventaire pour gérer les armoires ou objets de location de votre club.

  1. Accédez à FACTURE dans le menu
  2. Cliquez sur LOCATION D'OBJETS
  3. Remplissez les champs de création :
    • Nom de la liste (ex: « Armoires hommes »)
    • Article de facturation (sélectionnez celui créé à l'étape 1)
  4. Cliquez sur Créer la liste

Ajouter des plages d'objets

  1. Dans le champ des plages, entrez un intervalle de numéros (ex: 1 à 140)
  2. Cliquez sur Ajouter cette plage à la liste
  3. Les objets sont créés dans l'inventaire

Assigner des membres aux objets

  1. Pour chaque objet, cliquez dans le champ Personne
  2. Commencez à taper les premières lettres du nom du membre
  3. Sélectionnez le membre dans la liste déroulante
  4. Répétez pour tous les objets loués

Créer d'autres listes

Si vous avez plusieurs zones de location (armoires femmes, hommes, juniors, etc.), créez une liste distincte pour chaque zone.

3
Supprimer un objet de la liste

Si un objet n'est plus disponible ou doit être retiré de l'inventaire, vous pouvez le supprimer individuellement.

  1. Affichez la liste d'objets
  2. Localisez l'objet à supprimer (ex: armoire n°4)
  3. Cliquez sur l'icône corbeille
  4. Confirmez en cliquant OK
4
Insérer un nouvel objet

Pour ajouter un objet qui aurait été supprimé par erreur ou pour étendre votre inventaire, vous pouvez insérer une nouvelle plage d'objets.

  1. Affichez la liste d'objets
  2. Dans le champ de plage, entrez l'intervalle à ajouter (ex: 4 à 4 pour un seul objet)
  3. Cliquez sur Ajouter cette plage
  4. Le nouvel objet est créé et peut être assigné à un membre
5
Supprimer une liste entière

Pour supprimer une liste d'objets complète, accédez à la vue des en-têtes de listes.

  1. Affichez les en-têtes des listes
  2. Localisez la liste à supprimer
  3. Cliquez sur l'icône corbeille
  4. Confirmez la suppression

Attention : Une liste ne peut pas être supprimée si elle contient des factures associées. Vous devez d'abord annuler la facturation pour pouvoir supprimer la liste.

6
Facturer les objets de location

Une fois vos objets assignés aux membres, générez les factures pour l'année en cours.

  1. Affichez la liste d'objets
  2. Cliquez sur le bouton Envoyer en facturation
  3. Les articles sont ajoutés à la facturation actuelle
  4. Chaque membre avec un objet assigné reçoit une ligne sur sa facture

Conseil : Vous pouvez consulter les factures directement depuis le menu FACTURE pour vérifier que les locations sont correctement incluses.

7
Re-facturer pour l'année suivante

Pour facturer à nouveau les locations l'année suivante, vous devez d'abord annuler la facturation précédente, puis la relancer.

Étapes pour la re-facturation

  1. Affichez la liste d'objets
  2. Cliquez sur Annuler la facturation
  3. Attendez que le statut soit mis à jour
  4. Nettoyez les assignations :
    • Effacez le nom du membre dans le champ Personne
    • Entrez à nouveau le nom du membre
  5. Cliquez sur Envoyer en facturation
  6. Rafraîchissez la page des factures

Important : La facturation est réservée pour une période d'un an (ex: juin 2020 à juin 2021). Si vous tentez de facturer à nouveau sans annuler, le système bloquera l'action. Suivez le processus d'annulation et de re-facturation décrit ci-dessus.

8
Exporter la liste d'objets

Vous pouvez exporter la liste d'objets en format Excel pour l'imprimer ou l'archiver.

  1. Affichez la liste d'objets
  2. Cliquez sur le bouton Excel
  3. Un fichier est créé et téléchargé dans votre dossier Téléchargements
  4. Ouvrez le fichier avec un tableur pour consulter ou imprimer la liste

Conseil : L'export Excel est particulièrement utile pour les rapports annuels ou pour archiver votre inventaire à une date donnée.

Alternative : Utiliser les groupes de membres

Si vous avez peu de lockers ou d'objets de location, vous disposez d'une alternative simplifiée.

Approche alternative : Au lieu d'utiliser la gestion complète des listes d'objets, vous pouvez créer des groupes de membres et les lier à un article de facturation. Cette approche est plus simple mais présente une limitation : les numéros de lockers ne s'afficheront pas sur les factures des membres. Utilisez cette méthode uniquement si vous avez un nombre limité d'objets à gérer et que le détail des numéros n'est pas important.

Résumé des étapes principales

  • Étape 1 : Créer un article de facturation dans PARAMETRE / GERER LA FACTURATION
  • Étape 2 : Créer une liste d'objets dans FACTURE / LOCATION D'OBJETS
  • Étape 3 : Ajouter des plages d'objets et assigner des membres
  • Étape 4 : Envoyer la liste en facturation
  • Étape 5 : Pour l'année suivante, annuler et relancer la facturation
  • Étape 6 : Exporter la liste en Excel si nécessaire

Tutoriel Plugin.ch — Gérer la location d'objets

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